Venray – Door drs. Nicole Mulders – Heeft u een hekel aan vergaderen? Dan staat u niet alleen. Uit onderzoek blijkt dat veel werknemers en ondernemers er een broertje dood aan hebben. Toch is de maandagochtendvergadering in veel ondernemingen vaste prik. Dit gegeven inspireerde communicatietrainer en debater – met nationale titels op zak – Ilona Eichhorn, met haar medeauteur Guido Camps, tot het schrijven van het boek ‘De jacht op de vergadertijger’. “Het is een kunst mensen tijdens een bijeenkomst af te kappen.”

De vergadercultuur in Nederland staat volgens Eichhorn hoog aangeschreven. Onterecht, meent zij. “We zijn gewend confrontaties te vermijden. En als je geen besluit wilt nemen, is niets zo handig als nóg een vergadering plannen en er nóg meer mensen bij betrekken. Dat is eigenlijk laf gedrag.” Eichhorns missie is dan ook in laten zien dat vergaderingen efficiënter kunnen en vaak zelfs afgeschaft. “Dat scheelt veel tijd, en tijd is geld. Zelf plan ik weinig bijeenkomsten, en die ik plan, hebben een functie. Ik vind het vaak zonde van mijn tijd en energie.” Toch kan een vergadering volgens haar ook energie opleveren. “Mits het een productieve bijeenkomst is.”

Lef
Voorwaarde om een vergadering efficiënt te laten lopen, is als deelnemer de verantwoordelijkheid te nemen. “Of je nu voorzitter bent of niet, je moet de regie in handen houden. Terwijl in de praktijk iedereen naar een ander wijst, als een bijeenkomst weinig productief is. Maar die verantwoordelijkheid vraagt lef. Lef vanwege de hiërarchie in bedrijven. Lef om een ander aan te spreken.”

Pisbakcultuur 
Aan die lef blijkt het in vergaderingen nogal eens te ontbreken, meent Eichhorn. Deelnemers aan vergaderingen verwarren volgens haar kritiek op de inhoud nogal eens met een persoonlijke aanval. “Als je iemand vertelt dat je het niet met zijn opmerking eens bent, ziet die ander dat vaak als een persoonlijke aanval. Alsof hij niet goed in zijn werk is. De kunst is juist een opmerking niet persoonlijk of emotioneel op te vatten.” Het creëren van een open bedrijfscultuur is volgens haar nodig om kritiek goed op te pakken. Haar ervaring is dat die in sommige bedrijven zeker aanwezig is, maar in evenveel bedrijven ontbreekt. “Daar heerst een zogenaamde pisbakcultuur, waar mensen in vergaderingen hun mond houden, maar bij de pispak zeggen hoe ze ergens over denken.”

Vertrouwen
Zelf had ze met haar medeauteur slechts één bijeenkomst in een pannenkoekenhuis om de opzet en uitvoering van hun boek te bespreken. “Daarna was het een kwestie van schrijven, bellen en mailen. Maar daar is vertrouwen in elkaar voor nodig. Dat hadden we. Daar ontbreekt het in bedrijven nog wel eens aan. En die vertrouwensband is nodig om een productieve vergadering te krijgen.” De jacht op de vergadertijger is verkrijgbaar via uitgeverij Academic Service. Info: www.debat.nl en www.academicservice.nl

Tips om de vergadertijger* te verslaan:
1 Vergader niet standaard. “Plan eerst een onderwerp en plan dan pas een meeting.”
2 Bespreek van tevoren af wat de precieze inhoud van de vergadering moet zijn. “Dus niet: we gaan het over de software hebben. Maar: welke software gaan we voortaan gebruiken?”

* een vergadertijger is iemand die veel tijd kwijt is aan onnodig vergaderen

juli 2009, Midden / Noord